Sie möchten Ihren Händlern einen digitalen Ersatzteilkatalog und ein Händlerportal bereitstellen, haben aber noch keine Ersatzteildokumentation? Kein Problem. Wir beginnen mit Ihrem ersten Fahrzeug- oder Maschinenmodell, erstellen die Dokumentation direkt aus Ihren 3D-Konstruktionsdaten und schaffen eine Struktur, die Sie für alle weiteren Modelle wiederverwenden.
- 6–7 Wochen bis zur ersten prüfbaren Version
- bis zu 40 % weniger Aufwand bei vergleichbaren Folgemodellen
- 2 Ansprechpartner bei Ihnen – nur punktuell gefragt
- über 4.000 Händler arbeiten täglich mit dem tef-Portal
Der Ablauf auf einen Blick
| Schritt | Zeitraum | Beteiligt |
|---|---|---|
| 1 · Workshop (online) | Woche 1 | Ihr Team + tef-Spezialisten |
| 2 · Ersatzteildokumentation | Wochen 2–5 | tef-Dokumentationsteam |
| 3 · IT-Einrichtung (parallel) | Wochen 2–5 | tef-IT-Team |
| 4 · Erste Version & Schulung | Wochen 6–7 | Ihr Team + tef |
| 5 · Datenstruktur für ERP-Import | ab Woche 6 | Ihre IT + tef |
Richtwerte ab dem gemeinsam vereinbarten Projektstart. Weil Dokumentation und IT-Einrichtung parallel laufen, verkürzt sich die Gesamtdauer.
So arbeiten wir – Schritt für Schritt
1. Workshop: Anforderungen und Struktur festlegen (Woche 1)
In einem Online-Workshop klären Ihr Team und unsere Spezialisten, wie Ihr Ersatzteilkatalog und Ihr Händlerportal aussehen sollen. Ziel ist eine einheitliche Struktur für das erste Modell und die erste Portal-Konfiguration.
- Navigationsstruktur: Modelle, Baugruppen und einzelne Ersatzteile
- Vergleich bewährter Dokumentationsstrukturen, die wir bereits für andere Hersteller umgesetzt haben
- Sichtung Ihrer vorhandenen 3D-Konstruktionsdaten
- Darstellung von Artikelinformationen im Portal
- Sprachen (Standard: Deutsch oder Englisch)
- Rund eine Stunde zur Benutzerverwaltung: Benutzer anlegen, Zugriffsrechte vergeben, Administration
2. Ersatzteildokumentation für Ihr erstes Modell (Wochen 2–5)
Unser Dokumentationsteam erstellt die komplette Ersatzteildokumentation – auch von Grund auf, wenn noch keine vorhanden ist. Grundlage sind Ihre 3D-Konstruktionsdaten.
- Fahrzeug- bzw. Maschinen- und Baugruppenstruktur
- Zuordnung der Ersatzteile zu den Baugruppen und Stücklisten
- Interaktive Ersatzteildokumentation aus den 3D-Daten
- Strukturierte Artikelinformationen
- Qualitätsprüfung und Klärung technischer Fragen mit Ihrem Team
3. IT-Einrichtung: Ihr Portal in Ihrem Design (Wochen 2–5, parallel)
Während die Dokumentation entsteht, richtet unser IT-Team die technische Umgebung ein.
- tef-Portal und Datenbank
- Ersatzteilkatalog tef-KAT
- Standard-Benutzerverwaltung
- Ihr Corporate Design: Logo, Farben und Gestaltungselemente
4. Erste prüfbare Version und Schulung (Wochen 6–7)
Das sehen Sie: Ihr erstes Modell im Ersatzteilkatalog tef-KAT, Ihr tef-Portal in Ihrem Corporate Design, die Standard-Benutzerverwaltung und die Navigation nach Modellen und Baugruppen.
Das zeigen wir Ihnen in einer kurzen Schulung: Navigation durch das Portal, Suche nach Modellen, Baugruppen und Ersatzteilen, Aufbau der Benutzerverwaltung sowie die Verwaltung von Benutzern und Zugriffsrechten.
Danach geben Sie uns Ihr Feedback, und wir stimmen die nächsten Schritte bis zum Go-live gemeinsam ab.
5. Datenimport aus Ihrem ERP-System (ab Woche 6)
Sobald die Struktur des ersten Modells steht, erhalten Sie von uns eine definierte Datenstruktur für automatisierte Importe: Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise. Auf Wunsch kommen weitere Informationen hinzu, etwa Lagerbestand, Lieferhinweise oder Ersatzartikel.
Unsere Empfehlung: Legen Sie die Datenstruktur mit uns fest, bevor Sie Ihr ERP-System umfangreich anpassen. So vermeiden Sie doppelte Arbeit.
Was wir von Ihnen brauchen
- IT / Technik: kennt Ihr ERP-System, stellt Artikeldaten, Preise und 3D-Konstruktionsdaten bereit und unterstützt bei Fragen zu Datenformaten, Exporten und Schnittstellen.
- After-Sales / Händlerbetreuung: kennt Ihr Händlernetz und die täglichen Abläufe und weiß, wie das Portal aus Sicht Ihrer Händler funktionieren soll: Navigation, Darstellung der Ersatzteile, Zugriffsrechte.
Ihre Ansprechpartner werden nicht dauerhaft gebraucht, sondern vor allem im Workshop, bei der Datenbereitstellung, für Rückfragen und bei der Prüfung der ersten Version. Beide Rollen kann auch eine Person übernehmen.
Nach dem Start: weitere Modelle und Erweiterungen
Die Struktur des ersten Modells ist die Vorlage für alle weiteren. Je nach Ähnlichkeit der Modelle sinkt der manuelle Dokumentationsaufwand um bis zu 40 %. Weitere Modelle können außerdem über Schnittstellen automatisiert importiert werden.
Ihr Händlerportal lässt sich jederzeit erweitern, zum Beispiel um:
- tef-Listing: Auftrags- und Lieferstatus, Rückstände und Liefertermine direkt im Portal
- KI-Übersetzung: Artikelinformationen in mehreren Sprachen bei weniger manuellem Aufwand
- Bestandsanzeige: Lagerverfügbarkeit aus Ihrem ERP direkt am Ersatzteil
- A-Info / B-Info: Zusatzinformationen, Lieferhinweise sowie Verweise auf Alternativ-, Ersatz- und Nachfolgeartikel
Lassen Sie uns über Ihr erstes Modell sprechen
In einem kostenlosen 30-Minuten-Termin zeigen wir Ihnen das tef-Portal und besprechen, wie der Start bei Ihnen aussehen kann. Oder schreiben Sie uns: info@tef.de · +49 751 766990-0
Häufige Fragen
Nach unserer Erfahrung liegt die erste prüfbare Version etwa 6–7 Wochen nach dem vereinbarten Projektstart vor. Das ist ein Richtwert, kein garantierter Go-live-Termin: Der Zeitplan hängt davon ab, wann die nötigen Daten vorliegen und wie schnell Rückmeldungen kommen.
Nein. Wir erstellen die Dokumentation für Ihr erstes Modell auch komplett neu – auf Basis Ihrer 3D-Konstruktionsdaten.
Wir brauchen Ihre Ansprechpartner vor allem für den Workshop, die Bereitstellung der Daten, einzelne Rückfragen und die Prüfung der ersten Version – nicht durchgehend über das ganze Projekt.
Ja. Der Standardimport umfasst Artikelnummern, Bezeichnungen und Preise. Weitere Daten wie Lagerbestand oder Liefertermine lassen sich über Schnittstellen anbinden. Den Umfang klären wir gemeinsam.
Standardmäßig auf Deutsch oder Englisch. Weitere Sprachen besprechen wir im Workshop; Artikelinformationen können zusätzlich per KI übersetzt werden.
In der Regel ja. Die Struktur des ersten Modells wird wiederverwendet. Bei vergleichbaren Modellen sinkt der manuelle Aufwand um bis zu 40 %.